Advies- en dossierbehandelaar

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Heb je goesting om vanuit een ondersteunende rol bij te dragen aan het realiseren van meer en betere natuur in Vlaanderen? Ben je proactief ingesteld en kan je goed je mannetje/vrouwtje staan? Vind je het leuk om collega’s te helpen/bij te springen? Dan is dit de uitgelezen kans om jouw talenten te benutten want het Agentschap voor Natuur en Bos zoekt een gemotiveerde advies- en dossierbehandelaar.

2 FUNCTIECONTEXT

Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.

Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 700 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als advies en dossierbehandelaar werk je binnen de entiteit AVES (Adviezen, vergunningen, erkenningen en subsidies. Je bereidt de dossiers voor zodat een beslissing kan genomen worden. Enkele voorbeelden van soorten vragen zijn:

  • Adviesvragen: stedenbouwkundige aanvragen, milieuvergunningsaanvragen, MER’s en RUP’s.
  • Vergunningen: ontheffingen, machtigingen en beheerplannen.
  • Subsidies: terreincontrole bebossing

Je zal instaan voor een kwaliteitsvolle en tijdige behandeling met correcte toepassing van regelgeving en rekening houdende met actuele en potentiële natuurwaarden op terrein.

In dit alles behoud je een juiste balans tussen people-planet-profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Vervolledigen dossiers
Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen.
  • Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van aanvragers, collega’s, terreinbezoek en/of eigen onderzoek.
  • Raadplegen van externe kennisbronnen.
  • Signaleren van onvolledigheden aan de aanvragers en/of bevoegde overheid in een vroeg stadium.
  • Organiseren of bijwonen van het (voor)overleg.
Analyse
Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.
  • Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering.
  • Toetsen van binnenkomende aanvragen aan procedures, vastgelegde beleidsopties, dienstnota’s, richtlijnen, … .
  • Analyseren en interpreteren van alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen.
  • Opbouwen van argumentatie (pro en contra’s).
  • Inschatten van de impact van het dossier.
(Voorstel van) beslissing
(Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.
  • Verwoorden van vaststellingen en bevindingen in goed onderbouwde en objectieve adviezen, vergunningen, machtigingen en toestemmingen
  • Bezorgen van een voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie(s).
  • Initiëren van de uitvoering van de beslissing
Communicatie en contacten
Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.
  • Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen
  • Uitwisselen van informatie over het dossier.
  • Deelnemen aan lokale netwerken en projecten (bv WBE, ruilverkavelingscomité, ambtelijke werkgroep bekkenwerking …)
  • Op vraag inhoudelijke input leveren en standpunten toelichten.
  • Intern uitwisselen van relevante informatie omtrent de impact van beslissingen op andere teams of cellen.
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en entiteitsniveau te optimaliseren.
  • Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten.
  • Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven.
  • Aanleggen en bijhouden van documentatie.
  • Ontwikkelen, actualiseren en delen van vakkennis.
  • Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures.
  • Deelnemen aan projecten.
  • Bieden van collegiale consultatie bij dossiers.
Opvolging
Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.
  • Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden.
  • Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend.
  • Geven van input aan dossierbehandelaars bevoegd voor klachten en beroepen vanuit het initieel advies.
  • Prioriteren van dossiers en inschatten van de werklast.
  • Opvolgen van adviezen: flankerend beleid, compensaties, uitvoeringstermijnen,...
Beleidsadvies
Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, interne richtlijnen, procedures en normen met als doel ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit.
  • Meewerken in werk- en stuurgroepen in het kader van het analyseren van de processen met het oog op optimalisering.
  • Leveren van bijdrage in werk- en stuurgroepen voor het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke databanken en voor het opvolgen van de processen.
  • Signaleren van problemen vanuit de praktijk en doen van voorstellen ter verbetering.
  • Nemen van initiatief en organiseren van overleg rond optimalisatie van de werking.


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):

  • 1) Je hebt een diploma Bachelor of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.

    Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/

    Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

  • 2) Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring in één van de volgende domeinen: administratie, advisering, bosbeheer of natuurbeheer
  • 3) Je beschikt over een rijbewijs B

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

  • Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
  • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ann Lodewyckx, ann.lodewyckx@vlaanderen.be).

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Het kunnen gebruiken van software applicaties, inclusief gebruik van databanken.
  • Kennis hebben van de organisatie en inzicht in formele structuren.
  • Administratief-organisatorische vaardigheden.
  • Basiskennis hebben over de specifieke regelgeving en wetgeving en bijhorende processen in de praktijk:
    • Uit het bosdecreet en natuurdecreet
    • Uit de wetgeving rond ruimtelijke ordening en de milieuwetgeving (basis)

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1)
  • Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
  • 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
  • Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING
Aan de hand van de door jou opgestuurde CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening is eliminerend en vindt plaats in de week van 11 februari 2019.

Indien er meer dan 6 kandidaten overblijven na de CV-screening zal er een telefonische screening plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Verwachtingen van de functie
  • Inzicht in de functie

Deze selectiefase wordt gevoerd door de selectieverantwoordelijke in de week van 11 februari 2019 (datum onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.2 GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSCYHOTECHNISCHE SCREENING
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Fit met de organisatie
  • Persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2)

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de computertesten zal je een e-mail ontvangen met de link naar de testen.

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 14 februari 2019. (datum onder voorbehoud).

6.3 FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY
Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Je visie op en inzicht in de functie
  • Fit met het team
  • Je technische competenties (zie 4.2.1)

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Leuven op 18 februari 2019 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10 februari 2019.

Je stuurt je CV en motivatiebrief, samen met een kopie van je diploma: via mail naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief stuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 10 februari 2019 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).


8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind maart 2018.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als gebiedsmedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van gebiedsmedewerker bij het Agentschap voor Natuur en Bos. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.

Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort.

Diploma

Bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid